贵州大学档案工作条例

第一章 总 则

第一条 为了加强对档案的科学管理，有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《贵州省档案条例》等法律法规，结合贵州大学档案工作的实际情况，制定本条例。

第二条 学校在不同历史时期的党政管理、教学、科研及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像的不同载体的文件材料，均属学校档案。

第三条 人事档案工作是学校组织、人事部门的重要组成部分，也是学校档案工作的重要组成部分。同时，是按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长历史的凭证和依据，由档案馆集中统一管理。

第四条 在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严格保管，确保档案的完整和安全。

第五条 学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于提供利用。

第六条 学校实行单位立卷归档制度，逐步做到“三纳入”（纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围），“四同步”（在布置、检查、验收、总结各项工作的同时，布置、检查、验收、总结档案工作）。

第二章 管理体制及基本任务

第七条 档案馆是学校档案归口管理部门，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；对学校各单位档案管理工作进行监督和指导；同时负责永久、长期保存和提供利用档案。

第八条 学校档案馆的基本任务和职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划学校的档案工作；

（二）制定学校档案工作规章制度，做好学校各单位文件立卷归档，监督、检查、指导工作；

（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料；

（四）做好档案的提供利用工作，主动为学校的党政管理、教学、科研及其它工作服务；

（五）参加档案工作协作、学术研究和交流活动；

（六）培训学校专（兼）职档案工作人员的业务技能；

（七）开展档案的利用和宣传工作，协助做好校史、校友录的编撰和校友会工作；

（八）完成学校交办的其它工作任务。

第九条 学校各单位须有一位负责同志分管本单位档案工作，根据需要配备1—2名专职或兼职档案工作人员。

第三章 档案工作人员

第十条 学校档案工作人员（专职及兼职）必须坚持党的四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，努力实践“三个代表”重要思想，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和相关的科学文化知识。

第十一条 学校档案馆机构设置和人员编制由学校根据实际情况确定。

第十二条 学校档案工作人员（包括专职及各单位配备的兼职档案工作人员）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》中职改字[1986]第39号，实行专业技术职务聘任制。

第四章 经费、库房和设备

第十三条 学校根据档案工作发展的需要，按年度安排预算经费并单独立项。学校各单位应保证本单位档案基础工作所需的档案装具等设备。

第十四条 根据档案工作规划及档案馆建设设备配置的要求，加强档案库房及设备的建设。加快实施档案计算机管理和缩微化管理。

第五章 文件材料的形成和归档

第十五条 学校各单位档案工作人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时整理、立卷、并按归档要求，经本单位负责人审查合格后移交学校档案馆。

第十六条 对于个人在从事党政管理、教学、科研等活动中形成的各类载体的文件材料，必须按规定向档案工作人员移交，任何个人不得占为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学校档案馆捐赠档案资料者，学校予以奖励。

第十七条 学校档案馆要注意征集与学校有关的各类文件材料和资料，应注意收集建国前学校的各类档案以及合并调整中移交的档案。

第十八条 归档要求

（一）实行单位和科研课题立卷的单位立卷制度，由主管单位统一归档。学校各单位均为立卷单位，分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于提供利用的要求，进行系统整理、组卷，并编写页号和卷号，填写卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限。

（二）归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰，符合规范和标准的要求。禁止用字迹不牢固的书写工具。

（三）文件材料整理后，由学校各单位的档案工作人员组卷，并将立卷的案卷经本单位负责人审查签字后，拟制移交清单，移交学校档案馆。

（四）由几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的正本，协作单位保存与自己承担任务有关的材料。

第十九条 归档时间

（一）学校各单位应在本年五月底前将上一年形成的文件材料移交学校档案馆；

（二）各学院毕业生成绩总表和毕业照片，应在毕业生离校后两个月内，由学校教务处汇总立卷移交学校档案馆；

（三）基建项目、重大科研课题和全校性重大活动，应在完成后的两个月内移交学校档案馆。

第二十条 档案的保存期限分为永久、长期和短期。规定原则为：

（一）凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌、各项工作、具有长远利用查考价值的档案，列为永久保存；

（二）永久保存为50年以上，长期保存为16至50年，短期保存为16年以内。

第六章 档案的管理

第二十一条 学校档案馆在接收学校各单位档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照规定的分类编号方案进行统一的分类、登记、编目、排列。

第二十二条 档案的密级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

第二十三条 已归档的档案材料需要补充、更改时，必须由有关单位的负责人审查核准，并签署意见，交学校档案馆。

第二十四条 单位撤消、合并及有关单位人员调动时，必须办理档案和文件材料交接手续，不得私自带走和销毁。

第二十五条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并编制档案工作基本情况表。

第二十六条 档案库房要坚固，要做好“八防”工作（即防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁）。

第七章 档案的提供利用

第二十七条 学校档案馆要逐步实现档案计算机管理，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用服务工作。

第二十八条 未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公开档案。

第二十九条 学校各单位查阅本单位归档档案，经办人可直接到档案馆查阅；查阅非本单位归档档案，须经归档单位同意。

第三十条 学校各单位查（借）阅人事档案，查（借）阅处级以上干部档案，须经校领导签字同意或组织部、人事处负责人签字同意。

第八章 档案的鉴定和统计

第三十一条 档案鉴定工作由学校档案馆、有关业务部门组成鉴定小组。

第三十二条 销毁档案，应列出清单，经分管校领导批准后，鉴定小组指定两人进行鉴销，批准人、鉴销人都要在销毁档案清单上签字。

第三十三条 学校档案馆指定专人负责统计工作，建立健全各门类档案台帐，并按上级主管部门及学校要求进行定期的综合或专项统计分析，向上级有关部门报送统计数据。

第九章 考核、奖励和处分

第三十四条 对在档案工作中做出显著成绩的单位和优秀的档案工作人员（专职或兼职）学校给予表彰和奖励。

第三十五条 对违反本条例，有拒绝接受档案工作监督、检查和指导或者拒不改正违规行为的，由学校档案馆通知限期改正；逾期不改的，学校对该单位或者直接责任人进行通报批评。

第三十六条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定给予处罚。

第十章 附 则

第三十七条 本条例由学校档案馆负责解释。

第三十八条 本条例自公布之日起执行。

二〇〇五年十月十八日