教学档案归档要求

一、形成与积累

1. 每年新学年开始后，由各教学管理部门、各学院布置、形成、积累教学文件材料任务。
2. 各教学管理部门、各学院兼职档案员按《教学档案归档范围和保管期限表》分门别类定期进行整理。
3. 档案馆随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好教学档案材料的收集整理工作。

二、整理组卷

1. 坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各教学管理部门、各学院根据教学文件形成的规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷便于利用。
2. 卷内的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；批件在前、请示在后的要求排列。
3. 文件材料按永久、长期、短期分别组卷。
4. 卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。
5. 按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的上角，并加盖有单位名称、档号、件号的戳记，应逐项填写。
6. 学生学籍档案按厚薄组卷，厚的可以一本组一卷；薄的可以多本组一卷。
7. 文件材料整理好以后，按照档案馆软件进行微机录入。

三、归档验收

1. 移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、录入是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接受人应拒绝接受，并限期改正补交。
2. 移交时卷内目录要打印三份，双方签字各执一份，卷内放一份。

教学档案归档时间，即一个学生从入学到毕业一个周期所形成的材料于当年11月以前一次性归档。